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Quiénes somos - Dirección de Finanzas

Licda. Berta de Chang
Directora de Finanzas
 (hoja de vida para descargar)

Licda. Joany Vanesa Jaén G.
Subdirectora de Finanzas
 (hoja de vida para descargar) 


Procedimiento

Objetivo

La Dirección de Finanzas tiene como objetivo garantizar que los recursos institucionales asignados al Tribunal Electoral se planifiquen y administren de manera eficiente y efectiva, mediante la utilización de adecuados sistemas de control y normas establecidas para el desarrollo de la gestión administrativa de programas de inversión y manejo presupuestario y financiero, así como la simplificación de trámites, procesos institucionales, a fin de ofrecer información adecuada y oportuna para la toma de decisiones que sean de impacto en los usuarios.

Funciones

Dentro de sus funciones podemos destacar las siguientes:

 

  • Definir y controlar las finanzas y acciones presupuestarias institucionales a través de las instancias administrativas, mediante la adecuada utilización de los recursos, mecanismos y controles establecidos a fin de lograr los objetivos y metas propuestas.
  • Establecer el marco organizacional a través del diseño e implementación de normas, sistemas y procedimientos institucionales a fin de fortalecer, con adecuados controles, la gestión administrativa-operativa a nivel institucional.
  • Asegurar la formulación y evaluación del presupuesto de funcionamiento e inversiones del Tribunal Electoral, a fin de garantizar el adecuado manejo y control del presupuesto institucional.
  • Facilitar la toma de decisiones de la organización, información útil y oportuna sobre la situación financiera y presupuestaria de la Institución a nivel nacional, a fin de garantizar el fiel cumplimiento de los principios de contabilidad y requisitos legales establecidos en materia presupuestaria.
  • Asesorar, coordinar y dar seguimiento a los programas administrativos y financieros del Tribunal Electoral, a fin de lograr la agilización de la gestión administrativa institucional.

 

 

Para el cumplimiento de estas funciones, cuenta con una organización interna, conformada por los siguientes  departamentos:

Administración Presupuestaria

 

  • Asignar los recursos y establecer el compromiso presupuestario con el sistema de Integración y Soluciones Tecnológicas del Modelo de Gestión Operativa (ISTMO), mediante un control diario de la ejecución, a fin de conocer la disponibilidad presupuestaria a nivel institucional.  
  • Servir de órgano de consulta y asesoría a las autoridades del Tribunal Electoral, a fin de orientar en lo relacionado con  la ejecución presupuestaria.
  • Verificar la ejecución financiera del presupuesto asignado en los fondos instituidos, a través del control de movimiento de las partidas, según  las políticas de racionalización del gasto y maximización de los resultados.
  • Realizar las reformas al presupuesto mediante los traslados y redistribuciones solicitados por los programas y proyectos de la Institución.
  • Revisar y verificar físicamente los documentos a fin de garantizar que cumplan con los requisitos normados para cada uno.  
  • Revisar y analizar la disponibilidad presupuestaria de las solicitudes enviadas por las unidades administrativas.  
  • Establecer y mantener adecuados medios de comunicación y coordinación con las entidades y organismos, con el propósito de acatar las disposiciones constitucionales, fiscales, leyes, decretos y renglones de carácter normativo, relacionados con la administración presupuestaria y para cumplir con lo establecido  en la ley que dicta el Presupuesto General del Estado.
  • Elaborar, verificar y remitir la ejecución mensual  del presupuesto de la institución para su debida publicación en la página web.
  • Elaborar, verificar y enviar la ejecución del presupuesto de las unidades administrativas a través del servidor del Tribunal Electoral.
  • Elaborar y verificar la ejecución mensual del presupuesto de la Institución, para que sea incorporada en los informes de gestión institucional que son remitidos al Ministerio de Economía y Finanzas, a la Contraloría General de la República y a la Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional, dentro del periodo establecido en la Ley  que dicta el Presupuesto General del Estado.
  • Participar en la  elaboración del Presupuesto de la Dirección de Finanzas.
  • Presentar a la Dirección de Planificación el Anteproyecto de Presupuesto Consolidado de la Dirección de Finanzas.

 

 

Contabilidad Gubernamental

 

  • Procurar la integración de las operaciones presupuestarias financieras y patrimoniales, de las dependencias administrativas que operan a nivel regional, distrital, comarcal y local, a fin de realizar eficientemente todas las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de los fondos y valores que se administran en el Tribunal Electoral.
  • Asegurar la efectiva aplicación del Sistema de Contabilidad que funciona en el Tribunal Electoral, mediante un desarrollo pormenorizado de todas sus actividades, a fin de garantizar la eficacia y eficiencia en todas sus operaciones.
  • Garantizar el registro actualizado de las operaciones y transacciones que se ejecutan en la institución, mediante la efectiva utilización de los sistemas y procedimientos señalados por la Contraloría General de la República.
  • Mantener un inventario perpetuo actualizado de todos los activos del Tribunal Electoral, mediante un estricto control de las adquisiciones de la institución, a fin de conocer la realidad de los bienes con que cuenta la entidad y las condiciones en que se encuentran.
  • Integrar las operaciones presupuestarias, financieras, patrimoniales de las direcciones regionales, distritales y comarcales, a fin de mantener un balance adecuado de los registros contables.
  • Orientar y asesorar en materia contable al personal de contabilidad de las regionales, distritales y comarcales mediante seminarios, charlas y reuniones de trabajo a fin de garantizar el dominio de los estados e informes financieros y de todos los registros contables que se realicen.
  • Proponer criterios técnicos para el diseño, implantación y desarrollo de procedimientos de contabilidad, a fin de satisfacer las exigencias de las normas y reglamentaciones legales, fiscales y operacionales  vigentes.
  • Presentar a la Dirección de Finanzas, el Anteproyecto de Presupuesto y el Plan Anual  del Departamento, a fin de obtener las partidas presupuestarias necesarias y garantizar el manejo de los recursos en forma eficaz y eficiente.
  • Realizar la toma del inventario físico a nivel nacional de los bienes patrimoniales de la institución, conjuntamente con el Departamento de Bienes Patrimoniales y la asesoría de la Dirección de Auditoría Interna.
  • Realizar los registros contables de las adquisiciones de bienes e inmuebles de la institución.
  •  Realizar el registro de la depreciación acumulada de los bienes e inmuebles de la institución, según información suministrada por el Departamento de Bienes Patrimoniales.
  • Confeccionar trimestralmente el informe financiero para la Contraloría General de la República, Ministerio de Economía y Finanzas y la Asamblea Nacional.

 

 

Sección de Archivo

 

  • Contribuir con la ejecución y cumplimiento de que todos los documentos sean archivados con la información completa.
  • Asegurar que todos los documentos se encuentren foliados para un mejor control.
  • Suministrar a las partes interesadas, según instrucciones del jefe inmediato, los comprobantes de pago.
  • Registrar y controlar los documentos que entran y salen de los archivos.
  • Custodiar y brindar el servicio de copiado a la dirección.

 

 

Departamento de Ingresos:

 

  • Contribuir con la ejecución y cumplimiento de las políticas de cobros.
  • Asegurar que todo lo recaudado sea depositado en las cuentas correspondientes del Banco Nacional.
  • Custodiar las actas de arqueo de las ventanillas únicas.
  • Realizar informes mensuales de los ingresos recaudados a nivel nacional para la Dirección y Subdirección de Finanzas.
  • Realizar la facturación, distribución y cobros del Servicio de Verificación de Identidad (S.V.I.) y presentar un informe mensual de los depósitos generados.

 

 

Financiamiento Público

 

  • Coordinar con los partidos políticos la entrega, revisión, análisis y trámite de los proyectos de presupuestos.
  • Recibir, revisar y verificar los documentos presentados por los partidos políticos y los candidatos por libre postulación, que sustenten las erogaciones realizadas con el financiamiento político.
  • Realizar periódicamente informes de ejecución presupuestaria y financieras de los gastos realizados por los partidos políticos.
  • Velar por el cumplimiento de las regulaciones implementadas por decretos, el Pleno y otras instrucciones dadas por los honorables Magistrados que regulen el financiamiento político.
  • Registrar las ejecuciones presupuestarias de la partida del financiamiento público y llevar los registros auxiliares de los fondos asignados a cada partido político.
  • Tramitar los pagos a los candidatos por libre postulación.
  • Tramitar las publicaciones de los presupuestos, ejecuciones presupuestarias, planillas de salarios y servicios profesionales.
  • Revisar y verificar la captura en el Sistema del Financiamiento Político de los datos registrados en concepto de los gastos realizados con fondos públicos.

 

 

 

Tesorería

 

  • Administrar todos los ingresos y egresos de los diferentes fondos de la institución, al igual que las recaudaciones obtenidas de los diferentes servicios que presta el Tribunal Electoral, mediante un manejo adecuado a fin de mantener el control de todas las cuentas y fondos existentes en la Institución.
  • Establecer y mantener adecuados medios de comunicación y coordinación con las entidades y organismos, a través del manejo de los fondos a fin de garantizar la adecuada administración de los recursos financieros asignados a la Institución.
  • Garantizar el reembolso periodo de la caja menuda asignado a la institución, mediante una forma clara, precisa y con todos los documentos sustentadores a fin de cumplir con los requisitos exigidos por el Tribunal Electoral.
  • Mantener una efectiva coordinación con el Departamento de Administración Presupuestaria, mediante la obtención de las partidas, a fin de aplicarlas a los respectivos gastos de la Institución.
  • Informar diariamente la disponibilidad financiera por fondo.
  • Optimizar el movimiento de efectivo y la disponibilidad real de fondos.
  • Centralizar la totalidad de sus recursos financieros a través del Departamento de Tesorería.                             
  • Organizar y dar seguimiento a la distribución de los cheques de viáticos, correspondientes al personal en servicio y a  proveedores del Tribunal Electoral, para asegurar el pago oportuno.
  • Custodiar los cheques que son devueltos por la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República y Unidad de Fiscalización Interna (UFI) para su corrección, órdenes de compra, viáticos y reembolsos de caja menuda.
  • Dar seguimiento a las acciones administrativas que se genere por consulta a proveedores, sustentadores de pago,  cheques pendientes y otros compromisos.
  •  Recibir y atender las solicitudes y reclamos de todos los funcionarios y proveedores de la institución, inherente al Departamento de Tesorería. 

 

 

 Departamento de Planilla

Gestionar el pago de las prestaciones laborales y demás compensaciones de todo el personal del Tribunal Electoral de manera oportuna, cumpliendo con las disposiciones legales vigentes.

Dentro de sus principales funciones se detallan las siguientes:

 

  • Movimientos de planilla de personal permanente.
  • Pago de planilla regular, servicios profesionales y otros servicios personales a funcionarios eventuales de la institución.
  • Elaborar la planilla de deducciones personales a los funcionarios eventuales.
  • Cálculo de prestaciones laborales.
  • Confección y depósitos de aportaciones al Sistema de Ahorro y Capitalización de Pensiones de los Servidores Públicos (SIACAP).
  • Planillas para el pago de registradores auxiliares.
  • Manejo del sistema de Estructura, Planilla y Descuentos de la Contraloría General de la República.
  • Confección de la planilla obrero patronal de la Caja de Seguro Social (SIPE)
  • Emitir listas y desglosar fichas de seguro social del personal eventual.
  • Retención de cheques y talonarios de pago.
  • Confeccionar reporte de retenciones y reintegros de salarios no correspondidos.
  • Confeccionar  informe de acreditación de salario del personal eventual.
  • Informe de gestión mensual.
  • Informe mensual de Remuneraciones en las Instituciones Públicas (C.G.R.).
  • Entrega y envió de cheques entre otros.

 

 

Departamento de Bienes Patrimoniales

 

  • Registrar y mantener actualizados los registros de los activos fijos de la institución, realizar  en conjunto con el Departamento de Contabilidad Gubernamental el inventario físico anual, registrar el movimiento de los bienes de la institución, con el fin de definir, el valor en libro de los activos fijos de la institución en un periodo determinado. 
  • Coordinar con el Departamento de Proveeduría la asignación de placas, para identificar los activos fijos recibidos en el almacén. 
  • Tramitar ante el Departamento de Avalúo de la Dirección General de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas y de la Contraloría General de la República, las solicitudes de avalúos para descarte, chatarreo y/o donaciones de bienes. 
  • Elaborar el informe de inventario físico anual de la institución para remisión al Ministerio de Economía y Finanzas. 
  • Coordinar con las unidades administrativas el control de los procesos de registro,  manejo de activos, necesarios para la actualización del inventario de bienes de la institución. 
  • Elaborar el informe de depreciación acumulada mensualmente y remitirlo al Departamento de Contabilidad Gubernamental. 
  • Generar las placas para los activos fijos. 
  • Incorporar, mantener y actualizar  el inventario de todos los activos  fijos de la institución  en el sistema de Inventario de Activos.