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Quiénes somos - Dirección de Finanzas

Licda. Berta de Chang
Directora de Finanzas
 (hoja de vida para descargar)

Licda. Joany Vanesa Jaén G.
Subdirectora de Finanzas
 (hoja de vida para descargar) 


Procedimiento

Objetivo

La Dirección de Finanzas tiene como objetivo: garantizar que los recursos institucionales asignados al Tribunal Electoral se planifiquen y administren de manera eficiente y efectiva, mediante la utilización de adecuados sistemas de control y normas establecidas para el desarrollo de la gestión administrativa de Programas de inversión y manejo presupuestario y financiero así como la simplificación de trámites, procesos institucionales, a fin de ofrecer información adecuada y oportuna para la toma de decisiones que sean de impacto al usuario.

Funciones

Dentro de sus funciones podemos destacar las siguientes:

  • Definir y controlar las finanzas y acciones presupuestarias institucionales a través de las instancias administrativas, mediante la adecuada utilización de los recursos, mecanismos y controles establecidos a fin de lograr los objetivos y metas propuestas.
  • Establecer el marco organizacional a través del diseño e implementación de normas, sistemas y procedimientos institucionales a fin de fortalecer con adecuados controles la gestión administrativa-operativa a nivel institucional.
  • Asegurar la formulación y evaluación del presupuesto de funcionamiento e inversiones del Tribunal Electoral, a fin de garantizar el adecuado manejo y control del presupuesto institucional.
  • Facilitar la toma de decisiones de la organización, información útil y oportuna sobre la situación financiera y presupuestaria de la Institución a nivel nacional a fin de garantizar el fiel cumplimiento de los principios de contabilidad y requisitos legales establecidos en materia presupuestaria.
  • Asesorar, coordinar y dar seguimiento a los programas administrativos y financieros del Tribunal Electoral, a fin de lograr la agilización de la gestión administrativa institucional.

 

Para el cumplimiento de estas funciones cuenta con una organización interna conformada por departamentos que a continuación detallamos:

Administración Presupuestaria

  • Mantener todas las transacciones presupuestarias debidamente registradas, mediante un control diario mensual de la ejecución presupuestaria  a fin de conocer la disponibilidad presupuestaria a nivel institucional utilizando los esquemas del Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá (SIAFPA), enmarcados en los principios y conceptos de la Ley de Presupuestaria y de la Contabilidad Gubernamental.
  • Servir de órgano de consulta y asesoría a las autoridades del Tribunal Electoral, a fin de orientar en lo relacionado a  la ejecución presupuestaria.
  • Verificar la ejecución financiera del presupuesto asignados en los fondos instituidos, a través del control de movimiento de las partidas según  las políticas de racionalización del gasto y maximización de los resultados.
  • Acatar las disposiciones constitucionales, fiscales, leyes, decretos y renglones de carácter normativos, relacionados con el sistema presupuestario  a fin de garantizar la unificación de criterios en lo relacionado a la realidad presupuestaria, acorde a las normas de contabilidad gubernamental.
  • Establecer y mantener adecuados medios de comunicación y coordinación con las entidades y organismos, en aspectos referentes a la administración presupuestaria a fin de garantizar la unificación de criterios en lo relacionado a la realidad presupuestaria.
  • Elaborar, verificar y remitir la ejecución mensual  del presupuesto de la Institución para su debida publicación en la página web.
  • Elaborar, verificar y enviar la ejecución del presupuesto de las Unidades Administrativas a través del Servidor del Tribunal Electoral.
  •  Elaborar y verificar  la ejecución mensual del presupuesto de la Institución, para ser remitido al Ministerio de Economía y Finanzas, a la Contraloría General de la República y a la Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional, dentro del periodo establecido en la Ley  por la cual se dicta el Presupuesto General del Estado.
  •  Elaborar el Presupuesto del Departamento de Administración Presupuestaria.
  • Presentar a la Dirección de Planificación el Anteproyecto de Presupuesto Consolidado de la Dirección de Finanzas.
  • Coordinar con el SIAFPA el proceso de cierre operativo mensual y anual de registro presupuestario.

Contabilidad Gubernamental

  • Procurar la integración de las operaciones presupuestarias financieras y patrimoniales, de las dependencias administrativas que operan a nivel regional, distrital, comarcal y local a fin de realizar eficientemente todas las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de los fondos y valores que se administran en el Tribunal Electoral.
  • Asegurar la efectiva aplicación del Sistema de Contabilidad que funciona en el Tribunal Electoral, mediante un desarrollo pormenorizado de todas sus actividades, a fin de garantizar la eficacia y eficiencia en todas sus operaciones.
  • Garantizar el registro actualizado de las operaciones y transacciones que se ejecutan en la Institución mediante la efectiva utilización de los sistemas y procedimientos señalados por la Contraloría General de la República.
  • Mantener un inventario perpetuo actualizado de todos los activos del Tribunal Electoral, mediante un estricto control de las adquisiciones de la Institución, a fin de conocer la realidad de los bienes con que cuenta la entidad y las condiciones en que se encuentran.
  • Integrar las operaciones presupuestarias, financieras, patrimoniales de las Direcciones Regionales, Distritales y Comarcales, a fin de mantener un balance adecuado de los registros contables.
  • Orientar y asesorar en materia contable al personal de contabilidad de las Regionales, Distritales y Comarcales mediante, seminarios, charlas y reuniones de trabajo a fin de garantizar el dominio de los estados e informes financieros y de todos los registros contables que se realicen.
  • Proponer criterios técnicos para el diseño, implantación y desarrollo de procedimientos de contabilidad a fin de satisfacer las exigencias de las normas y reglamentaciones legales, fiscales y operacionales  vigentes.
  • Presentar a la Dirección de Finanzas, el Anteproyecto de Presupuesto y el Plan Anual  del Departamento, a fin de obtener las partidas presupuestarias necesarias y garantizar el manejo de los recursos en forma eficaz y eficiente.
  • Realizar la toma del Inventario físico a nivel Nacional de los Bienes Patrimoniales de la Institución, conjuntamente con el Departamento de Bienes Patrimoniales y la asesoría de la Dirección de Auditoría Interna.
  • Realizar los registros contables de las adquisiciones de bienes e inmuebles de la Institución.
  •  Realizar el registro de la depreciación acumulada de los bienes e inmuebles de la Institución, según información suministrada por el Departamento de Bienes Patrimoniales.
  • Confeccionar trimestralmente el informe financiero para la Contraloría General de la República, Ministerio de Economía y Finanzas y la Asamblea Nacional.


Sección de Ingresos

  • Contribuir en la ejecución y cumplimiento de las políticas de cobros.
  • Asegurar que todo lo recaudado sea depositado en las cuentas correspondientes al Banco Nacional.
  • Custodiar los documentos y recursos de la Institución.
  • Realizar informes mensuales de los ingresos recaudados a nivel nacional para la Dirección y Subdirección de Finanzas.
  • Realizar la facturación, distribución y cobros del Servicio de Verificación de Identidad (S.V.I.) mensualmente y presentar un informe mensual de los depósitos generados.

Sección de Archivo

  • Contribuir en la ejecución y cumplimiento de que todos los documentos sean archivados con la información completa.
  • Asegurar que todos los Documentos se encuentren foliados para un mejor control.
  • Suministrar a las partes interesadas según instrucciones del Jefe inmediato los comprobantes de pago.
  • Registrar y controlar los documentos que entran y salen de los archivos.
  • Custodiar y brindar el servicio de copiado a la Dirección.

Financiamiento Público

  • Coordinar con los partidos políticos, la entrega, revisión, análisis y trámite de los proyectos de presupuestos.
  • Recibir, revisar y verificar los documentos presentados por los partidos políticos, que sustenten las erogaciones realizadas.
  • Realizar periódicamente informes de ejecución presupuestaria y financieras de los gastos realizados por los partidos políticos.
  • Velar por el cumplimiento de las regulaciones implementadas por decretos, salas de acuerdo y otras instrucciones dadas por los Honorables Magistrados que regulen el Financiamiento Público.
  • Registrar las ejecuciones presupuestarias de la partida del Financiamiento Público y llevar los registros auxiliares de los fondos asignados a cada partido político.
  • Tramitar los pagos a los candidatos de libre postulación.
  • Tramitar las publicaciones de los presupuestos, ejecuciones presupuestarias, planillas de salarios y servicios profesionales.
  • Revisar y verificar la captura en el Sistema del Financiamiento Público a Partidos Políticos de los datos capturados por los partidos políticos de los gastos realizados.

Tesorería

  • Administrar todos los ingresos y egresos de los diferentes fondos de la Institución, al igual que las recaudaciones obtenidas de los diferentes servicios que presta el Tribunal Electoral, mediante un manejo adecuado a fin de mantener el control de todas las cuentas y fondos existentes en la Institución.
  • Establecer y mantener adecuados medios de comunicación y coordinación con las entidades y organismos, a través del manejo de los fondos a fin de garantizar la adecuada administración de los recursos financieros asignados a la Institución.
  • Garantizar el reembolso período de la Caja Menuda asignado a la Institución, mediante una forma clara, precisa y con todos los documentos sustentadores a fin de cumplir con los requisitos exigidos por el Tribunal Electoral.
  • Mantener una efectiva coordinación con el Departamento de Administración Presupuestaria, mediante la obtención de las partidas, a fin de aplicarlas a los respectivos gastos de la Institución.

Sección de Programación Financiera

  • Informar diariamente la disponibilidad financiera por fondo.
  • Optimizar el movimiento de efectivo y la disponibilidad real de fondos.
  • Confeccionar periódicamente análisis de cuentas por pagar.
  • Centralizar la totalidad de sus recursos financieros a través del Departamento de Tesorería.
  • Elaborar informes financieros de forma continúa en cuanto a la liquidez de la Institución.

Sección de Pagos

  • Organizar y dar seguimiento a la distribución de los cheques de viáticos, correspondientes al personal en servicio y a  proveedores del Tribunal Electoral, para asegurar el pago oportuno.
  • Custodiar los cheques que son devueltos por la Oficina de Fiscalización General para su corrección, Órdenes de Compra, Viáticos y Reembolsos de Caja Menuda.
  • Dar seguimiento a las acciones administrativas que se genere por consulta a proveedores, sustentadores de pago,  cheques pendientes y otros compromisos.
  • Recibir y atender las solicitudes y reclamos de todos los funcionarios de la Institución.

 

 Departamento de Planilla

Gestionar el pago de las prestaciones laborales y demás compensaciones de todo el personal del Tribunal Electoral de manera oportuna, cumpliendo con las disposiciones legales vigentes.

Dentro de sus principales funciones se detallan las siguientes:

  • Movimientos de planilla de personal permanente.
  • Pago de planilla regular, servicios profesionales y otros servicios personales a funcionarios eventuales de la institución.
  • Elaborar la Planilla de Deducciones Personales a los funcionarios eventuales.
  • Cálculo de prestaciones laborales.
  • Confección y depósitos de aportaciones al Sistema de Ahorro y Capitalización de Pensiones de los Servidores Públicos (SIACAP).
  • Planillas para el pago de registradores auxiliares.
  • Manejo del sistema de Estructura, Planilla y Descuentos de la Contraloría General de la República.
  • Confección de la planilla obrero patronal de la Caja de Seguro Social (SIPE)
  • Emitir listas y desglosar fichas de Seguro Social del personal eventual.
  • Retención de cheques y talonarios de pago.
  • Confeccionar reporte de retenciones y reintegros de salarios no correspondidos.
  • Confeccionar  informe de acreditamiento de salario del personal eventual.
  • Informe de Gestión Mensual.
  • Informe Mensual de Remuneraciones en las Instituciones Públicas (C.G.R.).
  • Entrega y envió de cheques entre otros.