Con miras a la digitalización y actualización de la documentación que reposa en los archivos del TE, unos 45 funcionarios participaron los días 6 y 8 de julio, del seminario taller sobre “Tabla de Retención Documental (TRD), Sistema de Clasificación de Archivo y Valoración Documental”, para lograr un trabajo eficiente, eficaz y uniforme. La Tabla de Retención Documental (TRD), es una herramienta fundamentada en la estructura orgánica del TE, la cual debe estar apoyada en el inventario de los archivos de oficina, con el fin de identificar series documentales y definir los períodos de retención, conservación o eliminación, según las necesidades administrativas y las disposiciones legales. El día 6, el seminario de capacitación fue dictado por la jefe de la Unidad de Gestión Documental y Archivo (UGDA) del TE, Licda. Rosana De Mello. Igualmente el día 8 las Lcdas. Arlene Lau y Giselle Álvarez de la Autoridad del Canal de Panamá (ACP), Asistentes Administrativa de la Unidad de Administración de Información y Archivos, brindaron asesoramiento dando seguimiento a un intercambio de experiencias iniciado el pasado año. La Licda. De Mello, manifiesta que una vez capacitado el personal, se actualizará la TRD. Terminada esta tarea se presentará en Sala de Acuerdos, para su aprobación.
Con la nueva TRD del TE, quedarán establecidas las series documentales a digitalizar, como también el tiempo de retención y el destino final del documento (descarte o conservación). Entre los temas tratados en el curso figuran: información pública, valoración de la información, documento de archivo, objetivo de archivo, características de los documentos, sistema de clasificación, ciclo de vida documental, unidades de archivo, valoración documental: Primarios (administrativo, legal o jurídico, contable o fiscal) y Secundarios (histórico, cultural o científico); plazos de retención, disposición documental entre otros. 2010-07-12
m.p
