Desde hace algunos meses, la Unidad de Gestión Documental y Archivo (UGDA) del Tribunal Electoral inició un proceso de capacitación y concientización del personal sobre el establecimiento de criterios y determinación de la Tabla de Retención Documental, un instrumento que se ajusta a las necesidades de la institución, informó la jefa de la Unidad, Rosana De Mello. Esta Tabla de Retención Documental, de acuerdo a la funcionaria, debe publicarse en el Boletín Electoral y es una herramienta de trabajo fundamentada en la estructura orgánica del Tribunal Electoral, la cual debe apoyarse en el inventario de los archivos de oficina, con el fin de identificar series documentales y definir los periodos de retención, conservación o eliminación, según las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Agregó que la tarea se desarrolla en varias etapas; la primera consiste en hacer un inventario de la documentación que será descartada; es decir, “identificarla, localizarla, cuantificarla y separarla del resto de la documentación”. Posteriormente, se procede a levantar el acta de descarte y a realizar el descarte propiamente, señaló. Con la realización de este trabajo se generarán grandes beneficios como la reducción de costos de almacenamiento y el aumento de la productividad laboral, con miras a la consolidación del TE como entidad de clase única en materia de gestión documental en el país, aseguró De Mello. Según la jefa de la UGDA, con este proyecto también se mejorará la eficiencia del servicio prestado, se mejorarán las condiciones del trabajo de los colaboradores y por ende, su productividad aumentará. “Tenemos estimado concluir a finales del mes de marzo, fecha en que todas las unidades administrativas a nivel nacional habrán terminado con la depuración y el descarte documental y a su vez, remitido el Acta de Descarte a UGDA”, indicó De Mello.
